公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体。主体部分的构成要素有标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章和附注、附件等。

(1)标题

标题是公文的眉目，是公文内容的集中体现和高度浓缩。公文标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。如《国务院关于加强城市规划工作的通知》，发文机关名称是“国务院”，事由是“加强城市规划工作”，文种是“通知”。这是一个要素齐全的标准式标题。

构成标题的三部分有时可省去一至两项，这主要有三种情况：

一是省略发文机关，多见于上行文其他因版头印有发文机关而省略此项的情况也很常见。二是省略事由，这在令、公告中较为常见，如(北京市人民政府令》《北京市第十一届人民代表大会常务委员会公告》。三是省略发文机关名称和事由，只写文种名称。公告、通告等公布性公文以及内容单一的知照性通知常常这样处理。在标题构成的三要素中，唯有文种不可省略。

事由前一般使用介词“关于”，表示涉及的范围或事物。事由应能准确、简明地概括公文的主要内容，切忌空泛、模糊或引起歧义。如针对统计工作中数据失实情况而发的《关于加强统计工作依法维护统计数据严肃性的通知》，若事由中只写“加强统计工作”，就显得涵盖过宽，流于空泛；又如某单位就某司机私自开车去千岛湖游览一事通报批评，使用《关于司机xxx开车去千岛湖的通报》这样的标题，就显得性质混淆不清，易生歧义。

标题文字切忌冗长繁杂，目前转发公文时“关于”“通知”重重叠叠的现象尤应引起重视。避免此类情况有多种办法、如翻印原件、另拟摘要、省去“转发”字样前的“关于”等，目前大多采用引用文号加上主题特征这样的标题，如“关于认真贯彻落实xx号文件做好xx工作的通知”。但要从根本上解决问题，还得强调结合实际贯彻上级指示精神，力避层层照抄照转。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。党政机关的公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(2)主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，即对公文负有主办或答复责任的单位。《党政机关公文处理工作条例》规定，主送机关名称应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

主送机关应编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

(3)正文

正文具体表达制文机关的意图，是公文的核心部分。其基本要求是：符合政策法规，情况确实，观点明确，表述准确.结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

正文的结构通常由开头、主体、结语三部分组成。开头一般叙述制文的缘由，即目的、依据，或交代背景情况，说明发文的必要性。主体大多列举有关事项，阐明事实、理由或意见、办法。结语提出希望要求，常使用公文习惯语作为尾语，根据文种和内容的不同要求，有时结语也可省去。

正文在格式上应符合下列要求：

①公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。②文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字第三层和第四层用仿宋体字标注。③引用公文应先引标题，后加括号引发文字号。引用外文，应当括注中文含义。④文中日期应写具体的年月日，尽量避免使用“今年”“上月”等时间代词，年份一律使用公历年份全称，如“2013年”不能简写成“13年”。⑤使用非规范化简称时应先用全称，并括注简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。⑥文中数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。⑦用字用词要准确。规范，不要用繁体字和不规范的简化字，不要生造词语。

(4)附件说明

附件是附在正文之后的材料，是补充说明正文的依据材料，附件说明是指在正文后标注附件的顺序号和名称。必须注意，凡发布、印发或批转、转发的文件，不必在正文之后标注附件说明。因为这类文件的主件是为附件而发的，主件只起说明、介绍或按语的作用，而且附件的标题已在正文标题中出现过。

附件说明的标注方法，一般是在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，不得使用“附件列后”“附件三份”之类笼统的标注方法。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件序号(如“附件：1xxxxx)；附件名称不必加书名号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

(5)发文机关署名 成文日期和印章

《党政机关公文处理工作条例》规定，发文机关署名要署发文机关全称或者规范化简称。

成文日期指成文的具体年月日，是公文的生效日期。《党政机关公文处理工作条例》规定，成文日期要署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

印章是制文机关对公文生效负责的凭证。《党政机关公文处理工作条例》规定，公文中有发文机关名的，与署名机关相符；有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

发文机关署名成文日期和印章紧密相连，三者的编排规则可以分为以下几种情况：

①加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

②不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

③加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

④成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

⑤特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(6)附注

附注用以说明公文的印发传达范围或使用时需注意的事项，如“此件发至县团级”“此件可自行翻印”等。请示和上行的意见应在附注中标明联系人的姓名和电话。附注应居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行。

对公文中名词术语的注释，一般采用句内括注或句外括注的办法解决，不作为附注。

(7)附件

附件通常与主件装订在一起发出，它也是公文的重要组成部分。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。